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    Protocole de la communication

    PROTOCOLE DE LA COMMUNICATION

    Vous trouverez dans ces pages l'ensemble des protocoles

    Dans le cadre de la stratégie de communication de la Ville de Changé, il est proposé aux services d'utiliser différents vecteurs d'information. Pour une bonne coordination, et harmonisation des messages, une démarche a été instaurée en fonction des manifestations, projets et supports.

    1. Panel des supports de communication
    - Affiches/flyers
    - Portail internet, réseaux sociaux (comptes facebook et twitter) et newsletter
    - Panneaux lumineux
    - Plaquette
    - Banderole
    - Journaux de la Ville
    - Relations presses
    - Carton d'invitation
    - Autres : info locales, télévision dans les TUL


    2. Organisation d'un évènement

    Validation de la date, le lieu et l'horaire par le bureau municipal
    Après validation, fixer une réunion avec le service communication pour l'élaboration du plan d'information.

    3. Besoin en support de communication
    Pour faciliter le phasage et la réalisation des supports d'informations, il est rappelé les fondamentaux suivants :
    Affiche/flyer
    Pour une manifestation
    Création et impression interne - délai : 1 mois
    Création interne et impression externe - délai : 1 mois et demi
    Création et impression externe - délai : 2 mois
    Les lieux de diffusion sont définis par le service porteur du dossier en collaboration avec le service communication.
    Délai de diffusion (minimum) : 15 jours


    Dans tous les cas, une validation doit être effectuée par l'élu référent / le service / la direction
    Pour le besoin du service (exemple : fermeture exceptionnelle,...)
    Création et impression interne - délais : 15 jours maximum


    Site internet, réseaux sociaux (comptes Facebook et twitter) et newsletter
    Pour une manifestation
    Cible : grand public
    Collecte des données par le service communication, celui-ci se chargera de la mise en ligne sur le portail www.changé53.fr (en page actualité et agenda) et autres comptes.
    Délai minimum de mise en ligne : 15 jours
    La diffusion de l'article via la newsletter se fera 1 semaine avant l'évènement.
    Cibles restreintes
    Un retour sur l'évènement sera relayé sur le portail www.changé53.fr (en page actualité) et les réseaux sociaux.
    Important de ne pas oublier de faire des photos ou alors demander au service communication pour effectuer un reportage photo et/ou vidéo.

    Panneaux lumineux
    Pour une manifestation
    Cible : grand public
    Délai de mise en ligne : 1 semaine (minimum)
    Délai de diffusion : 15 jours (minimum)


    Plaquette
    Institutionnelle (ex : guide Enfance Jeunesse / guide du lecteur...)
    Création et impression interne - délai : 1 mois
    Création interne et impression externe - délai : 1 mois et demi
    Création et impression externe - délai : 2 mois
    Sur l'actualité du service (ex : programme activités)
    Création et impression interne : 2 semaines


    Banderole

    Pour une manifestation
    Délai de création et impression : 2 mois

    Journaux de la Ville
    Pour annoncer un évènement, promouvoir un nouveau projet, relayer l'activité d'un service
    Flash Info (périodicité mensuelle)
    Le responsable du service informera le service communication avant le 5 du mois qui précède la parution du journal
    (Exemple : pour le Flash Info de février, envoyer les données avant le 5 janvier)
    Vivre@Changé (périodicité semestrielle)
    Le service communication contactera par mail tous les services 2 mois et demi avant pour collecter les informations.

    Relations presses
    Pour une manifestation
    Avant la manifestation
    Fixer en amont de la manifestation un point presse (2 à 3 semaines avant)
    La date devra être validée par l'élu 1 mois auparavant.
    La convocation sera envoyée par le service communication. Celui-ci rédigera un communiqué de presse qui sera validé par l'élu, le service et la direction.


    Le jour de la manifestation
    Le service communication se charge d'inviter la presse le jour J.

    Si la presse, vous informe directement qu'elle passera pour couvrir une animation, faire un reportage...
    Informer le service communication. Celui-ci relayera l'information à l'élu référent et à la direction.


    Si la presse passe à l'improviste pour couvrir une animation, faire un reportage...
    Informer le service communication dans les meilleurs délais. Celui-ci relayera à l'élu référent et à la direction.

    Pour des questions de mise à jour, merci de ne pas imprimer cette procédure.

    Elle sera actualisée au fils des mois.

    MAIRIE DE CHANGÉ

    Hôtel de Ville,
    6 place Christian d'ELVA
    BP 20002 53810 CHANGÉ

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    Téléphone : 0243532082
    Fax : 0243670606